Comment réussir son plan d’intégration d’un nouveau collaborateur ?

L’intégration d’un nouveau collaborateur est un moment charnière. Il s’agit de finaliser le process de recrutement et de poser les bases d’une collaboration saine et réussie. L’accueil d’un nouvel arrivant, aussi appelé « onboarding », est une étape clé pour l’entreprise, aux multiples enjeux : motivation, fidélisation, productivité… Les entreprises l’ont bien compris et sont désormais nombreuses à mettre en place un plan d’intégration. QuarksUp, expert SIRH, vous livre ses conseils pour réussir l’intégration des nouvelles recrues.

Les étapes d’un plan d’intégration

Le processus d’intégration doit suivre un cheminement clairement défini au préalable. Pour cela, il doit respecter certaines étapes clé :

  • La préparation de l’arrivée: Pensez à organiser en amont le démarrage de votre collaborateur (accès informatiques, ordinateur, fournitures de travail, badge, téléphone, pièces administratives pour la paie et la mutuelle).
  • Le jour de l’arrivée: Dès le premier jour, proposez un parcours d’accueil au nouveau salarié en lui programmant des points avec les interlocuteurs clés : manager, RH… Vous pouvez aussi organiser un repas de bienvenue, moment plus informel pour faire connaissance.
  • L’attribution d’un parrain : Pour faciliter l’intégration du collaborateur, vous pouvez nommer un tuteur référent, chargé de le guider. Il peut s’agir d’une personne assurant sa formation sur le poste (un homologue par exemple).
  • Des points hebdomadaires et mensuels: Définissez un planning précis et n’oubliez pas que le plan d’intégration s’inscrit dans la durée.
  • La fin de la période d’essai : C’est un moment crucial, permettant de valider ou non la bonne prise de fonction du salarié et son intégration définitive dans l’équipe.

Attention, pour certains postes à hautes responsabilités, le plan d’intégration peut s’étendre au-delà de la période d’essai.

Mail d’intégration d’un nouveau collaborateur

Afin d’accueillir comme il se doit le collaborateur, il est judicieux d’envoyer un mail d’intégration. Ces mails peuvent être de deux types :

  • mail de bienvenue au salarié ;
  • mail de présentation du nouveau collaborateur au reste de l’équipe et de l’entreprise.

 

Le mail d’intégration d’un nouveau collaborateur a vocation à le motiver et à le rassurer. Il peut prendre par exemple la forme suivante :

« Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de notre équipe. Nous sommes persuadés que vos compétences seront un réel atout pour le futur de notre entreprise. »

Il permet aussi de lui indiquer le déroulement de son arrivée : « Nous vous attendons à 9 h le 2 septembre 2022. Mme X s’occupera des démarches administratives à votre arrivée et vous remettra notamment votre badge. »

Il peut se terminer de façon très positive en réitérant le message de bienvenue au nouveau collaborateur : « Au nom de toute l’équipe, je vous souhaite la bienvenue et suis impatient de vous accueillir parmi nous. »

 

Le mail d’intégration à destination des équipes est envoyé par le RH ou le manager. Il doit préciser le nom et les fonctions du nouvel entrant. Il explique les raisons de son arrivée (remplacement, création de poste, surcharge d’activité…). Il peut être par exemple rédigé ainsi :

« J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée de M. X au sein du département Y. Il prendra la fonction de …, à partir du 2 septembre 2022. Vous serez amenés à travailler avec lui dans le cadre de tel projet. Je vous remercie de lui réserver le meilleur accueil. »

Présentation de l’entreprise et de ses futurs collaborateurs

Le plan d’intégration a pour but de présenter en profondeur l’entreprise au nouveau salarié. Cette période d’onboarding est l’occasion pour lui de bien comprendre les métiers, les marchés et les valeurs de la société. Pour cela, le service RH peut lui remettre un livret d’accueil. Ce document lui livre des informations clé sur :

  • l’histoire de l’entreprise ;
  • ses valeurs ;
  • les coordonnées utiles : infirmière, paie…
  • la localisation et le fonctionnement du restaurant d’entreprise ;
  • les horaires ;
  • les procédures à respecter ;

Bon à savoir ! Des séances d’intégration collectives

Certaines entreprises proposent des sessions de présentation de l’entreprise collective, pour plusieurs nouveaux arrivants. Elles réalisent parfois des films corporate, avec les éléments marquants de l’histoire de l’entreprise.

Lors de ce parcours d’intégration, le nouvel embauché doit pouvoir identifier les interlocuteurs clé dans les différents services. L’équipe RH se charge de lui programmer des rendez-vous individuels avec ces personnes. Pour une bonne transmission des informations, le manager organise, quant à lui, des rencontres avec tous les membres de l’équipe.

Description des missions et des responsabilités du nouveau collaborateur

L’arrivée d’un nouveau collaborateur peut être l’occasion de redéfinir clairement ses missions. En lien avec le service RH, le responsable hiérarchique établit une fiche de poste précise. Elle permettra de lister toutes ses fonctions et les objectifs liés.

Pour assurer une bonne compréhension des missions, il peut être intéressant de créer des binômes de travail. Le nouvel embauché pourra ainsi observer les actions réalisées par l’un de ses homologues. Cette personne peut assurer une période de formation sur les procédures ou sur certaines tâches non maîtrisées.

Une intégration réussie passe indéniablement par une définition claire des missions attendues.

Comment améliorer son plan d’intégration ?

Dans un souci d’amélioration continue, le service RH a besoin d’un feedback du salarié. Le RRH peut lui demander un rapport d’étonnement sur son accueil au sein de l’entreprise.

Pour évaluer l’efficacité du process d’onboarding, il est possible de mettre en place un questionnaire de satisfaction. QuarksUp propose notamment un générateur de questionnaires personnalisés. Le service RH pourra ainsi évaluer la qualité de son plan d’intégration, notamment concernant les aspects suivants :

  • la durée du parcours d’intégration ;
  • la bonne compréhension des missions ;
  • l’identification des interlocuteurs clé ;
  • le sentiment d’appartenance.

Le plan d’intégration est un process à ne pas négliger. Il pose les fondations de la vie professionnelle du nouvel arrivant dans l’entreprise.

Les 3 points clés à retenir :

  • Pour fidéliser les collaborateurs, l’entreprise doit soigner son plan d’intégration.
  • Durant ce process, le nouvel arrivant doit comprendre clairement ses missions.
  • Le plan d’intégration doit s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.