Quelles sont les objectifs et étapes pour un parcours d’intégration réussi ?

Point d’orgue du processus de recrutement, le parcours d’intégration est une étape clé pour l’entreprise. Il permet de poser les bases de la relation de travail avec le collaborateur. Cette période d’intégration validera, ou non, le recrutement. C’est le moment de booster la motivation, l’engagement et la fidélisation du salarié. Comment mettre en place un processus d’intégration dans votre entreprise ? QuarksUp vous livre ses conseils pour une intégration en entreprise réussie.

Qu’est-ce qu’un parcours d’intégration en entreprise

Le processus d’intégration, ou « onboarding » (« embarquement » en anglais), désigne la période d’accueil d’un nouvel arrivant au sein d’une entreprise. Il concerne les actions et les pratiques mises en œuvre, pour favoriser l’intégration du nouveau salarié dans la société et dans l’équipe.

Le parcours d’intégration est à la charnière entre le processus de recrutement et le parcours professionnel dans l’entreprise. Il fait le lien entre la période d’embauche et celle de la prise de poste.

Le parcours d’intégration en entreprise concerne l’expérience du collaborateur à son arrivée. Il assure une prise de fonction optimale et une bonne compréhension du fonctionnement de l’entreprise par le nouveau salarié.

Les objectifs d’un parcours d’intégration

1 - Les enjeux pour l’entreprise

Les entreprises, soucieuses d’attirer de nouveaux talents, soignent de plus en plus leur processus de recrutement. Afin de valider définitivement une embauche, le parcours d’intégration est une étape indispensable. Il représente un enjeu de taille pour l’entreprise et permet notamment :

  • De faire baisser ses coûts de recrutement (moins de départs en période d’essai) ;
  • De fidéliser le nouvel arrivant et de le faire adhérer aux valeurs de l’entreprise ;
  • D’améliorer la performance d’une équipe grâce à une passation bien menée ;
  • De renforcer le sentiment d’appartenance ;
  • De travailler sa marque employeur.

Le saviez-vous ? Certaines grandes entreprises proposent des parcours d’intégration personnalisés

Un processus d’intégration personnalisé aura un impact encore plus fort. Certains grands groupes l’ont bien compris. Ils proposent, par exemple, des parcours d’intégration innovants, spéciaux pour les « jeunes diplômés ».

2 - Les enjeux pour l’équipe concernée

Accueillir un nouveau collègue de travail n’est pas toujours chose aisée. Le parcours d’intégration permet de conserver la motivation au sein de l’équipe, mais aussi d’optimiser sa performance.

Certaines personnes peuvent se montrer réticentes. Le processus d’intégration doit permettre de lever ces barrières. Avec un objectif : assurer une bonne transmission des informations, gage de la productivité de l’équipe.

Former un nouvel arrivant peut être très chronophage pour les autres collaborateurs. En construisant le parcours d’intégration, il est capital de veiller à dégager des créneaux dédiés à cette formation. Il est possible aussi de désigner un collaborateur dans l’équipe, chargé de former les nouveaux arrivants.

3 - Les enjeux pour le nouveau collaborateur

Pour le nouveau collaborateur, le parcours d’intégration sera la première impression qu’il aura de l’entreprise. Cela lui permettra de confirmer, ou non, son choix d’intégrer définitivement cette structure. Durant cette période, il devra acquérir une bonne connaissance de son environnement de travail :

  • Membres de l’équipe ;
  • Lieux importants de l’entreprise ;
  • Interlocuteurs clé ;
  • Valeurs de l’entreprise ;
  • Procédures à respecter.

Pour lui, l’enjeu est capital : s’assurer que le poste et l’entreprise correspondent bien à ses attentes.

Les étapes du processus d’intégration d’un employé

1 - Accueil du nouveau collaborateur

L’accueil du nouvel embauché commence avant son arrivée effective dans les locaux. En effet, il y a toute une phase de pré-intégration. Pendant cette période, le service RH rassemble l’ensemble des pièces administratives, nécessaires pour la paie et la mutuelle notamment. Le N+1 veille à la mise à disposition des outils de travail dès le jour d’intégration du collaborateur.  Bureau, fournitures, ordinateur, téléphone, accès internet, mail ou encore badges : rien ne doit être oublié.

Le jour de l’arrivée, le collaborateur doit être présenté à toute l’équipe. Cela peut être l’occasion d’organiser un déjeuner d’équipe, afin de faciliter son intégration. Son manager l’accompagne dans sa prise de fonction technique.

Il peut être judicieux de lui remettre un livret d’accueil. Il pourra contenir une présentation de l’entreprise et son histoire, les informations utiles (horaires, restaurant d’entreprise, …), les coordonnées importantes (infirmières, paie, …) et les accès informatiques.

2 - Suivi et bilan mensuel

La durée du process d’intégration peut être variable d’une entreprise à l’autre. Néanmoins, il est important de se fixer des jalons. À la fin de la première journée, il est capital de recueillir les premières impressions du collaborateur et de répondre à ses interrogations. Ce rendez-vous peut être mené par le manager ou par le RH.

Fixez ensuite des points réguliers, afin de vous assurer de la bonne intégration du collaborateur : fin de la première semaine, fin du premier mois, …

Le parcours d’intégration se termine généralement au moment de la fin de la période d’essai. Cependant, sur certaines fonctions complexes, il est possible d’assurer un suivi d’intégration plus long.

3 - Retour du collaborateur sur le processus d’intégration

Le parcours d’intégration doit s’inscrire dans une démarche nécessaire d’amélioration continue. Ainsi, il est important de recueillir les avis des nouveaux arrivants, afin d’améliorer ce parcours.

Vous pouvez, par exemple, mettre en place un questionnaire de satisfaction, à l’issue du process d’intégration en posant des questions sur :

  • Sa durée ;
  • La bonne identification des interlocuteurs clé ;
  • La compréhension des valeurs de l’entreprise ;
  • Son sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Le parcours d’intégration est une étape à soigner tout particulièrement. Attirer les talents, fidéliser les collaborateurs ou encore améliorer la performance d’une équipe : tels sont les enjeux majeurs de ce processus d’intégration.

Les 3 points clé à retenir :

  • Le parcours d’intégration permet de confirmer, ou non, un recrutement ;
  • Il est nécessaire pour la bonne productivité d’une équipe ;
  • Il permet de travailler l’image de marque de l’entreprise.