Comment améliorer la gestion du temps et des priorités en entreprise ?

Agenda surbooké, boîte mail qui déborde, horaires à rallonge… Voilà le quotidien de bon nombre de managers. Vous vous sentez dépassé par toutes vos missions ? Il est temps de prendre du recul pour vous consacrer aux tâches essentielles. Le « Time management » est devenu l’une des priorités essentielles des dirigeants. Comment mettre en place une gestion du temps et des priorités efficace ? QuarksUp vous propose un tour d’horizon des étapes clés pour apprendre à mieux gérer votre temps.

Définition et enjeux de la gestion du temps et des priorités ?

La gestion du temps et des priorités consiste à mieux organiser ses tâches, dans le but d’accéder à une plus grande performance. Pour atteindre les objectifs fixés, il est nécessaire d’optimiser la durée de chaque activité. Comment être au courant des employés qui sont surchargés de travail ? Le questionnaire de qualité de vie au travail est le meilleur moyen pour obtenir toutes ces informations

L’enjeu de cette gestion du temps est double. Elle est bénéfique pour l’entreprise, car elle permet d’améliorer la productivité. Le salarié, lui, peut appréhender son poste de façon plus sereine. La qualité de vie au travail s’en trouve grandement améliorée.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps et des priorités ?

Pourquoi mettre en place une gestion du temps et des priorités ? Quels en sont les bénéfices pour les entreprises et pour les salariés ?

Se pencher sur l’épineuse question de la gestion du temps au travail a plusieurs avantages, tant pour les collaborateurs que pour la société :

Moins de stress. Les dossiers ne sont plus traités dans l’urgence. Le salarié travaille de façon plus sereine et supporte moins de charge mentale.
Une motivation accrue. Les salariés se sentent moins débordés et retrouvent une plus grande motivation au travail.
Des livrables de meilleure qualité. Les collaborateurs prennent le temps d’effectuer leurs tâches. Le travail n’est plus bâclé.
De bonnes relations dans l’équipe. Il y a moins de retard dans les dossiers. Les collaborateurs ne se sentent plus sous pression. Les échanges entre collègues se font de manière apaisée.
Un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Finis les horaires à rallonge et les heures supplémentaires. Le salarié retrouve du temps libre.

Comment optimiser ses tâches au travail ?

La gestion des tâches est un enjeu de taille pour les entreprises, en quête permanente de performance.

Bon à savoir : il existe de nombreuses méthodes de gestion du temps

Au fil des années, plusieurs méthodes de gestion des temps et activités ont vu le jour. Nous pouvons citer notamment : la loi de Pareto (20 % d’actions pour 80 % de résultats), la méthode SMART (pour se fixer des objectifs) ou encore la méthode ALPEN (pour organiser sa journée).

1 – Lister l’ensemble des objectifs à réaliser

Pour une bonne gestion du temps, l’organisation prime. Pour éviter la procrastination, vous pouvez dresser un état des lieux objectif de toutes vos missions à accomplir. Établissez une to-do-list (liste de choses à faire en français) et notez-y vos tâches routinières et vos missions exceptionnelles. Attention cependant aux listes à rallonge contre-productives.

Pour une to-do-list efficace, il vous faut définir des buts à atteindre, clairs et spécifiques, en lien direct avec votre fonction. Vous pouvez vous fixer des objectifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

2 – Définir les priorités des missions

Une fois cette to-do-list établie, il est indispensable de mettre au point un planning pour chacune des tâches. Comment prioriser ?

Classez les actions en fonction de leur degré d’importance. Pour cela, analysez l’urgence et l’importance de chaque mission. Référez-vous, par exemple, à la méthode d’Eisenhower. Sa matrice de priorisation des tâches les classe selon leur degré d’importance et d’urgence :

Important mais pas urgent ;
Important et urgent ;
Pas important, pas urgent ;
Urgent mais pas important.

Si certaines missions ne vous semblent pas tenables dans les délais impartis, sentez-vous libre de les refuser.

3 – Créer des échéances pour chaque projet

Enfin, pour une gestion du temps optimale, il est important de définir une limite de temps pour chaque tâche. Cela permet de donner un cadre et d’éviter les reports incessants. Vous devez vous y tenir pour éviter une perte de temps inutile.

Pour la gestion de projets complexes multitâches, il existe même des logiciels de gestion du temps. Ils permettent de définir un calendrier précis, pour atteindre ses objectifs. Ils assurent un suivi quotidien de l’avancée du projet.

Pour une gestion du temps efficace, priorisez vos actions ! Mettez en place une méthode de gestion du temps, pour gagner en productivité et en sérénité.

Les 3 points clés à retenir :

Une bonne gestion du temps en entreprise permet de booster la performance.
Il existe de nombreuses méthodes reconnues dans la gestion du temps.
Pour les projets complexes, utilisez un logiciel de gestion du temps.

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