La définition et les obligations d’une fiche de paie dématérialisée

Bon nombre d’entreprises ont désormais digitalisé leur process d’établissement de la paie. La fiche de paie dématérialisée est devenue prépondérante. Les mentions obligatoires en format numérique restent les mêmes que sur un bulletin de paie papier. L’employeur souhaitant passer au bulletin de paie électronique doit en informer les salariés au moins un mois avant.

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?

Le bulletin de paie dématérialisé est une version numérique de la fiche de paie format papier. L’article 3243-2 du Code du Travail offre la possibilité aux entreprises d’établir ce bulletin sous les deux versions. Cette fiche de paie 3.0 reste un document légal, devant respecter un certain nombre d’obligations.

Est-ce obligatoire d’avoir un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie ?

L’employeur est tenu de préserver la confidentialité des bulletins de salaire. L’archivage est également obligatoire. Il doit donc garantir la sécurisation des données en matière de paie. Un espace pro personnel sécurisé peut ainsi être proposé à chaque salarié. Pour une confidentialité optimale, l’entreprise peut avoir recours à un coffre-fort électronique.

Bon à savoir ! Coffre-fort électronique : définition

Le coffre-fort électronique est un service de stockage des données pleinement sécurisé.

Quel est le délai pour la remise de la fiche de paie d’un employé ?

Le bulletin de paie doit être remis au salarié simultanément au versement de son salaire. Le délai de remise de la fiche de paie doit être similaire d’un mois à l’autre et intervenir tous les 30 jours.

L’employeur a l’obligation de mettre à disposition du salarié ses bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans. Il peut en avoir besoin pour justifier ses droits à la retraite, par exemple.

L’entreprise est également légalement tenue de conserver une copie de la fiche de paie pendant 5 ans.

Comment refuser la dématérialisation de mon bulletin de paie ?

Même si l’employeur a entamé une démarche de dématérialisation de la paie, le salarié peut refuser le bulletin de paie électronique. Pour cela, il lui suffit simplement d’en faire la demande. Il recevra alors son bulletin en format papier.

Ainsi, dans certaines entreprises, des salariés sont passés au bulletin numérique, tandis que d’autres sont restés à la version plus classique.

Comment dématérialiser ma fiche de paie ?

Dématérialiser les fiches de paie permet d’assurer une plus grande simplicité. L’employé peut accéder en temps réel à ses bulletins de salaire. Les éléments nécessaires à l’établissement de la paie sont plus fiables et la perdition d’informations est moindre.

La solution Hello Paie de QuarksUp propose un logiciel de préparation de la paie. Les gestionnaires de paie ont accès à tous les éléments nécessaires à l’établissement de la paie : rémunération, primes, heures supplémentaires, congés, acomptes, maladies… Cet outil RH numérique assure donc la fiabilité des données et leur transparence.

Le collaborateur, quant à lui, a accès à toutes ces informations sur son espace personnel.

Les 3 points clés à retenir :

  • La dématérialisation de la fiche de paie a grandement simplifié un process autrefois lourd ;
  • Le salarié a cependant la possibilité de refuser le bulletin de paie numérique;
  • Il existe des outils RH efficaces pour établir la paie en version numérique, en toute transparence et de façon sécurisée.