Comment créer un onboarding digital efficace ?
Pourquoi effectuer un processus d’onboarding ?
L’onboarding permet donc d’assurer la réussite d’un recrutement. Il est devenu un enjeu de taille pour les entreprises et permet notamment de :
- Fidéliser le nouvel embauché, en lui inculquant les valeurs de l’entreprise.
- Faciliter la passation et améliorer ainsi la productivité de l’équipe. Grâce à une bonne transmission des informations, la nouvelle recrue sera plus rapidement opérationnelle.
- Travailler sa marque employeur, en donnant l’image d’une entreprise sachant accueillir ses salariés.
- Maîtriser le coût du recrutement. Un recrutement réussi n’engendrera pas de frais supplémentaires. Un départ en période d’essai coûte cher à l’entreprise.
- Rassurer le collaborateur. Lors de cette période, il s’assure que le poste et l’entreprise correspondent bien à ses attentes.
- Présenter au nouvel embauché l’entreprise, l’équipe, les interlocuteurs clés, les méthodes de travail, les procédures à respecter.
Finalement, le processus d’onboarding permet de valider le recrutement d’un salarié, dans la durée.
Les avantages d’effectuer un onboarding digital ?
L’onboarding à distance permet de faire sauter les barrières géographiques. Pourquoi ne pas organiser une session d’intégration virtuelle avec tous les nouveaux arrivants ? C’est un excellent moyen de créer du lien avec des homologues basés sur d’autres zones. Ce type d’intégration permet au nouveau salarié de connaître les interlocuteurs clé sur différents sites de l’entreprise.
L’onboarding digital est un processus indispensable pour les télétravailleurs. Il est une étape nécessaire à leur pleine intégration dans l’entreprise.
Les étapes à respecter pour réussir son onboarding à distance
- En amont : Avant même l’arrivée du nouveau collaborateur, le service RH doit préparer son intégration. Il est ainsi indispensable de lui envoyer un mail d’onboarding avec toutes les données importantes. Vous pouvez aussi mettre en place un système de notifications (rappel du jour d’arrivée, rappel du code d’accès…). Lors de cette étape, faites-lui parvenir une vidéo de présentation générale de l’entreprise. Utilisez, par exemple, les techniques du storytelling ou de la gamification (quiz…), pour capter son attention. Enfin, pensez à lui faire livrer son matériel (PC portable, téléphone, kit de fournitures…).
- Le jour de l’arrivée : Le premier jour est un moment crucial pour la bonne intégration du salarié en télétravail. C’est le moment de lui organiser une visio avec le responsable RH et son N+1. Vous pouvez aussi mettre en place des points téléphoniques rapides avec certains de ses collègues de travail. Il peut être intéressant de proposer un moment d’équipe convivial plus informel, comme une pause-café virtuelle, par exemple. Enfin, envoyez-lui un livret d’accueil digital avec toutes les informations utiles (codes d’accès informatiques, coordonnées des interlocuteurs clé, horaires…)
Bon à savoir ! Désigner un parrain
Pour accueillir encore mieux le nouveau collaborateur en télétravail, vous pouvez désigner un parrain. Ce sera pour lui une personne joignable, capable de répondre à toutes ses questions.
- Un suivi sur la durée : Le process d’onboarding digital s’étend sur plusieurs mois. Il concerne, en général, toute la période d’essai, mais peut durer au-delà, pour certaines fonctions stratégiques et dimensionnées. Mettez en place des repères : points RH en visio à la fin de la première semaine, puis du premier mois, point manager hebdomadaire…
Comment faciliter son recrutement d’employés ?
Cet outil facilite le pilotage des candidatures :
- Envoi de formulaires d’entretien ;
- Réponses automatiques ;
- RDVS synchronisés avec les agendas ;
- Suivi des différentes phases de sourcing, préqualification téléphonique, entretien RH, entretien manager, shortlist…
Vous recrutez un nouveau talent ? La solution QuarksUp propose un lien automatique vers l’embauche, avec toutes les informations et documents collectés.
Cet outil RH est déjà une expérience d’onboarding pour le candidat. Il apprécie le suivi, la communication et la réactivité.
L’onboarding est un moment clé au sein de l’entreprise. Pensez à demander un feedback aux nouveaux arrivants, afin d’améliorer continuellement ce process d’intégration.
- L’onboarding digital prend une place de plus en plus importante avec la démocratisation du télétravail;
- Il permet de créer un sentiment d’appartenance, pour les salariés à distance;
- Il doit être mis en place sur toute la durée de la période d’essai du nouvel arrivant.
