Offboarding process : Comment gérer le départ d’un collaborateur ?

Le départ d’un collaborateur est toujours un moment charnière au sein d’une équipe. Les risques de déstabilisation, de perte de motivation et de baisse de performance sont importants. Peu d’entreprises mènent pour l’instant une réelle politique d’offboarding. Pourtant, cette période de transition est un enjeu capital pour les ressources humaines. Un départ bien mené aura un impact certain sur la marque employeur de l’entreprise. QuarksUp vous livre ses conseils pour intégrer l’offboarding à votre politique RH.

Les 3 points clé à retenir :

L’offboarding RH désigne la gestion du départ d’un collaborateur;
Un offboarding bien mené permet de garder une bonne performance au sein d’une équipe ;
Il permet également d’améliorer l’image de marque de l’entreprise.

Définition de l’offboarding

L’offboarding est un terme anglo-saxon, signifiant « débarquement ». Dans le monde de l’entreprise, il désigne le processus de gestion des départs. L’offboarding concerne cette période clé, précédant le départ d’un collaborateur, volontaire ou non :

Licenciement ;
Démission ;
Rupture de période d’essai ;
Fin de CDD ;
Rupture conventionnelle.

Il s’oppose à l’onboarding, désignant, à l’inverse, le processus d’intégration d’un nouveau salarié.

L’offboarding nécessite un accompagnement de la part de l’employeur. Ce process est lié à la législation (délai de préavis, …) et s’étend bien au-delà. Pour permettre une transition réussie et une passation des compétences, il doit être mené de façon organisée et réfléchie.

Quels sont les objectifs de l’offboarding RH ?

Les objectifs de l’offboarding sont multiples. Ils concernent à la fois la productivité de l’entreprise et son image de marque.

Les dirigeants en prennent peu à peu conscience : l’offboarding est une période transitoire susceptible de déstabiliser un service. Le départ d’un salarié peut engendrer une perte de motivation dans l’équipe. Il est donc primordial de mener à bien ce processus d’offboarding afin de :

Limiter la perte d’informations et de compétences au moment du départ ;
Maintenir la motivation des collaborateurs ;
Assurer une répartition des tâches équitable;
Maintenir une bonne qualité de vie au travail (QVT).

Attirer les collaborateurs est un enjeu de taille pour bon nombre d’entreprises. Elles travaillent leur marque employeur, afin d’être attrayantes pour les talents. Terminer une relation professionnelle de façon sereine permet de travailler cette image de marque. Le salarié, une fois parti, véhiculera une image positive de l’entreprise.

Bon à savoir : Connaissez-vous les « salariés boomerang » ?

Cette expression désigne les employés réintégrant l’entreprise quelque temps après leur départ. Il s’agit de collaborateurs ayant gardé une bonne image de l’entreprise et ayant suivi un process d’offboarding pleinement satisfaisant.

Les étapes à suivre pour la réussite d’un offboarding

Afin de mener à bien un processus d’offboarding, il est nécessaire de suivre certaines étapes clé.

1 – Planifier et effectuer un suivi jusqu’au départ du salarié

Tout d’abord, le salarié et l’entreprise ont besoin d’échéances. Il est important d’établir un calendrier de départ, prenant en compte les délais légaux.

Ce rétroplanning doit prévoir la liste des documents à remettre au salarié, à l’occasion de sa sortie :

Solde de tout compte ;
Certificat de travail ;
Paiement des notes de frais ;
Lettre de recommandation.

Avec quarksUp, vous pouvez gérer le dossier de votre collaborateur en ligne. Toute la gestion documentaire de votre collaborateur est digitale : données de paie, rémunération, gestion des dates de période d’essai, … La solution Hello Paie permet de générer automatiquement une déclaration de sortie. Grâce à cet outil en ligne, vous envoyez au gestionnaire de paie les informations indispensables pour établir le solde de tout compte.

N’oubliez pas également de lister le matériel à récupérer (ordinateur, téléphone, …).

2 – Anticipation du recrutement et de la passation

Pour limiter la perte d’informations et de compétences, il est nécessaire d’anticiper le recrutement d’un remplaçant. Lancez ce process dès que possible. L’idéal est de bénéficier d’une période de passation entre le collaborateur sortant et le collaborateur entrant. Le salarié sortant pourra ainsi transmettre les données capitales et former le nouvel arrivant.

Parfois, cette période de transition n’est pas possible. Dans ce cas-là, le salarié peut rédiger un guide à destination de son remplaçant. Demandez-lui de mettre par écrit les process inhérents à son poste, afin de faciliter la future prise de fonction.

3 – Favoriser la communication interne

Le mot d’ordre d’un process d’offboarding réussi auprès des équipes est la transparence. Annoncer le départ d’un salarié aux employés ne doit pas être pris à la légère. Cette communication doit permettre de garder les membres de l’équipe motivés.

À l’occasion de cette annonce, insistez sur la répartition de la charge de travail liée au départ du collaborateur. Donnez des délais à vos salariés et rassurez-les sur le recrutement.

Enfin, pensez à organiser un pot de départ pour féliciter votre collaborateur du travail accompli et pour le remercier pour ses missions. Les salariés apprécieront la valorisation de leurs tâches.

4 – Récolter les retours des collaborateurs impactés

Le départ d’un salarié a un impact indéniable sur toute une équipe. Dans cette période d’offboarding, le doute peut s’installer chez vos collaborateurs. Pourquoi leur collègue part-il ? Qu’est-ce qui ne lui plaît pas au sein de l’entreprise ? Qui va devoir gérer la charge de travail supplémentaire ?

C’est le moment d’organiser des réunions d’équipes et des entretiens individuels, afin de répondre à ces questions et de lever les doutes.

Questionnez vos salariés afin de comprendre les failles de votre management. Creusez pour trouver des axes d’amélioration et lutter contre le turn-over. Le retour d’expérience de vos collaborateurs est essentiel pour permettre à l’équipe de rebondir après un départ.

5 – Effectuer un bilan avec le salarié

Le jour de la sortie approche. Il est temps de mener un entretien de départ avec votre collaborateur. Ce sera l’occasion pour vous de lui faire un feed-back sur les missions accomplies.

Ce bilan est nécessaire aussi pour l’entreprise. Demandez un debrief à votre salarié. Tâchez de comprendre les raisons profondes de son départ. Profitez de son retour d’expérience pour définir des pistes d’amélioration au sein de votre équipe.

L’offboarding est un moment charnière au sein de l’entreprise. Il aura un impact fort sur l’onboarding du futur salarié, ainsi que sur la marque employeur.

L’offboarding process, étape par étape, assure un départ ordonné et positif pour les employés quittant l’entreprise :

Préparation du départ : planifier et organiser le processus de départ.
Notification de départ : officialiser le départ et informer les parties concernées.
Clôture des tâches professionnelles : assurer le transfert des responsabilités et des projets en cours.
Retour des équipements et biens de l’entreprise : Récupérer tout matériel appartenant à l’entreprise.
Désactivation des accès : révoquer les autorisations d’accès aux systèmes et aux locaux.
Séance de feedback et d’entretien de départ : recueillir les impressions du collaborateur et échanger sur son expérience au sein de l’entreprise.
Formalités administratives : gérer les formalités administratives liées au départ (dernier salaire, documents de fin de contrat, etc.).
Maintien des relations : encourager le maintien des relations professionnelles et l’ambassadeur de la marque employeur. Cela peut être le bouche à oreille ou aussi faire un post Linkedin pour parler de son départ et proposer la nouvelle offre d’emploi du poste vacant.

Bon à savoir ! quarksUp est une solution SIRH pour gérer l'ensemble du cycle du collaborateur.

Grâce à cet outil RH, tout peut se faire en ligne. En tant que RH, vous pilotez de manière digitale l’ensemble des activités des collaborateurs. Avec son offre modulaire, quarksUp intervient du Recrutement jusqu’au offBoarding des collaborateurs.

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