Quels sont les documents obligatoires à conserver en entreprise ? 

Pourquoi les documents obligatoires en entreprise sont-ils importants ? 

Les documents obligatoires sont requis pour garantir la transparence et la sécurité au sein de l’entreprise. Ils permettent de protéger les droits des salariés, de respecter les obligations légales en matière de sécurité et de conformité, et d’éviter des amendes ou des pénalités en cas de contrôle. 

Ces documents sont répartis en deux grandes catégories : 

• Les documents à afficher : ceux qui doivent être visibles pour tous les salariés. 

• Les documents à conserver : ceux que l’employeur doit avoir à disposition pour d’éventuels contrôles ou audits. 

Les affichages obligatoires en entreprise 

Les affichages obligatoires concernent principalement les informations destinées aux salariés, souvent placées dans des lieux facilement accessibles comme la salle de pause ou l’entrée de l’entreprise. Voici les principaux documents que chaque entreprise doit afficher : 

• Coordonnées de l’inspection du travail : L’employeur doit indiquer les coordonnées de l’inspection du travail compétente. 

• Horaires de travail : L’affichage des horaires collectifs de travail est obligatoire, précisant notamment les heures de début et de fin de chaque période de travail. 

• Représentants du personnel : Les informations sur les représentants du personnel, le cas échéant, comme le comité social et économique (CSE), doivent être affichées. 

• Règlement intérieur : Obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés, il définit les règles relatives à la discipline, la santé et la sécurité. 

• Égalité professionnelle et lutte contre les discriminations : L’employeur doit afficher les textes relatifs à l’égalité de rémunération et à la lutte contre les discriminations (Code du travail, articles L3221-1 à L3221-7). 

• Consignes de sécurité et d’incendie : Les règles en cas d’incendie, ainsi que les numéros d’urgence doivent être visibles dans l’entreprise. 

• Informations sur l’existence de la convention collective : Il est impératif d’afficher les informations relatives à la convention collective applicable à l’entreprise. 

Ces affichages sont des documents que tout salarié peut consulter à tout moment. Leur absence peut entraîner des sanctions lors des contrôles par l’inspection du travail ou d’autres autorités compétentes. 

Les documents à conserver dans l’entreprise 

En plus des affichages, certains documents doivent être conservés par l’entreprise. Ces documents peuvent être demandés lors d’audits ou d’inspections, et leur absence peut entraîner des amendes sévères. Voici les principaux documents à conserver : 

• Le registre unique du personnel : Ce registre contient les informations sur chaque salarié de l’entreprise et doit être mis à jour à chaque embauche ou départ. 

• Les bulletins de paie : L’employeur doit conserver une copie de chaque bulletin de salaire pendant au moins cinq ans. 

• Les contrats de travail : Tous les contrats de travail doivent être archivés, qu’ils soient en CDI, CDD, ou autres. Ils doivent être conservés pendant cinq ans après la fin du contrat. 

• Les déclarations sociales et fiscales : Les documents relatifs aux déclarations de cotisations sociales (URSSAF, retraite, etc.) doivent être conservés pendant une durée de trois à cinq ans, selon le type de déclaration. 

• Le document unique d’évaluation des risques (DUER) : Ce document recense les risques professionnels au sein de l’entreprise et les mesures prises pour les prévenir. Il est obligatoire et doit être mis à jour régulièrement. 

• Les rapports des visites médicales : Les dossiers médicaux liés aux visites d’aptitude des salariés doivent être conservés pendant cinq ans après le départ du salarié. 

• Les registres de sécurité : Les registres relatifs aux contrôles des équipements de sécurité, comme les extincteurs, doivent également être conservés. 

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ? 

Ne pas respecter ces obligations peut entraîner des sanctions financières, mais aussi mettre en péril la sécurité des salariés. Par exemple, l’absence de certains affichages peut être sanctionnée par des amendes pouvant aller de 450 € à 1 500 €, voire plus en cas de récidive. De plus, un contrôle de l’inspection du travail ou des autorités fiscales peut révéler des manquements, entraînant des pénalités plus sévères. 

Comment un logiciel SIRH comme quarksUp peut-il aider ? 

La gestion des documents obligatoires peut vite devenir un casse-tête, notamment pour les entreprises en croissance ou celles disposant de plusieurs sites. C’est ici que quarksUp, un logiciel SIRH performant, entre en jeu. Il vous permet de : 

• Centraliser et organiser vos documents : quarksUp vous aide à regrouper tous les documents importants, tels que les contrats, bulletins de paie, et registres, dans une seule plateforme. 

• Automatiser les mises à jour : Le logiciel peut vous rappeler les échéances liées aux audits, visites médicales ou évaluations des risques. 

• Faciliter l’accès : Grâce à quarksUp, les documents sont accessibles à tout moment pour les managers et les ressources humaines, garantissant une meilleure conformité. 

Les documents obligatoires en entreprise sont essentiels pour garantir la conformité légale et protéger les droits des salariés. Entre les affichages nécessaires et les documents à conserver, il est impératif de rester à jour et de s’assurer que tous ces éléments sont en place. Grâce à un outil SIRH comme quarksUp, vous pouvez simplifier la gestion de ces documents, automatiser les tâches récurrentes, et garantir une parfaite conformité avec la législation en vigueur.